Workshop Dataverse Network

Leerdoelen

• Inzicht krijgen in wat er praktisch bij komt kijken als je gegevensbestanden (datasets) wilt archiveren
• Inzicht krijgen in de problematiek van metadatering van datasets
• Ervaring opdoen met het structureren van een verzameling datasets

Inleiding

Voor deze workshop wordt gebruik gemaakt van de testserver van de dataverse software.

Hoewel je in principe met een solis-id rechten kunt krijgen, maken we voor deze workshops gebruik van voorgedefinieerde gast-accounts.

Met alle deelnemers uit een workshopgroep werk je gezamenlijk aan één voorgedefinieerd dataverse:

• door daar "studies" aan toe voegen
• door die studies met bestanden te vullen
• door die studies systematisch in te delen in een hiërarchische structuur van "collecties"

Inloggen

Gebruik bij voorkeur Firefox of een recente versie van Internet Exlorer

• Ga naar  https://dataverse-test.library.uu.nl/
• Kies daar uit de lijst van Dataverses het voor jullie aangemaakte exemplaar:
• voor groep 1:  I&O-workshop1
• voor groep 2:  I&O-workshop2
• voor groep 3:  I&O-workshop3 
• Klik in de grijze balk op  [Log in]  en kies vervolgens voor  "Login with DVN account"  (dus GEEN SOLIS LOGIN !!)
• Tik daar de username en password in die je hebt gekregen.

Vanaf hier kun je de verdere oefeningen doen.

1. Aanmaken van een study

Individueel (of per tweetal) gaat iedereen zelf een "study" aanmaken.

Beginsituatie: je hebt de bovenbeschreven inlogprocedure gevolgd.

• Klik in de grijze menubalk op  [Options]
• Klik onder het (enige) tabblad  [Study Options]  op  "Create New Study"
• In de (beperkte set) metadatavelden, vul je voorlopig alleen een titel in en je naam (als auteur van de study). Zoals je ziet is de zogenaamde "handle" (waarop een permanente URL gebaseerd wordt) al automatisch ingevuld.
• Klik vervolgens (helemaal onderaan) op  [Save]
• In het witte schermpje  "Study version notes"  klik je op  [Continue]

Je bent nu in het scherm gekomen waar je verdere acties met betrekking tot deze study kunt ondernemen.

2. Bestanden in een study opnemen

[NB: dit blijkt niet te werken als je gebruik maakt van de Chrome browser!]

Je gaat verder waar je onder het vorige punt was gebleven. Als je tussendoor iets anders hebt gedaan, kun je daar weer komen door in de grijze menubalk op  [Options]  te klikken, vervolgens op  "Manage studies"  en uit de lijst de door jou aangemaakte study te kiezen.  

De bestanden die we gaan gebruiken zijn klaargezet op de O:-schijf onder

O:\UBU\Projecten\I&O-workshop-DVN

Daar zijn ze in een mappenstructuur ondergebracht die een indicatie geeft om wat voor soort bestanden (van de afdeling I&M) het hier gaat.

• Open de verkenner en exploreer even wat voor bestanden daar beschikbaar zijn.
• Ga terug naar je browser en klik in het DVN-scherm in het blokje rechtsboven op  "Add file(s)" 
• Met de knop  [Browse]  kom je in een verkennerschermpje waarin je een bestand kunt selecteren (helaas maar één tegelijk) om in DVN (als onderdeel van je study) op te slaan.
• Het geselecteerde bestand verschijnt na korte tijd automatisch in het lijstje onder het Browse-venster. Selecteer meteen zo nodig (één-voor-één) nog verdere bestanden.
• In de kolom "Category"  kun je nog aangeven wat de aard van het bestand is. Bij een volgende upload-actie staan de eerder ingevulde categorieën ook in het uitklapvenster. In de kolom  "Description"  kun je zonodig nog een korte omschrijving van elk bestand geven.
• Klik op  [Save]  als je alle relevante bestanden geselecteerd hebt. Bij grote bestanden kan dit even duren.
• In het witte schermpje dat verschijnt hoef je niets in te vullen. Klik wel op  [Continue].
• Achteraf kun je gegevens over de opgeslagen bestanden nog aanpassen door aanklikken van  "Edit File Information" . Ook kun je via  "Add File(s)" uiteraard ook nog meer bestanden toevoegen.

3. Zinnige metadata toevoegen 

Zorg dat je weer op de hoofdpagina van de door jou aangemaakte study staat. Je kunt daar altijd weer komen door in de grijze menubalk op  [Options]  te klikken, vervolgens op  "Manage studies"  en uit de lijst jouw study te kiezen.

• Klik in het blokje rechtsboven op  "Edit cataloging information"
• Kijk welke metadatavelden je nog wilt invullen. Zorg in elk geval dat je achter  "Keywords"  een aantal relevante trefwoorden invult. Ook enige beschrijving bij  "Abstract"  en een indicatie van het soort gegevens bij  "Kind of data"  kan nuttig zijn.
• Als je geïnteresseerd bent, kun je ook nog even naar de volledige lijst van alle metadatavelden kijken door boven de lijst de optie  "Show alle fields"  aan te klikken. Uiteraard mag je daar ook nog meer invullen als je een zinnig veld tegenkomt.
• Vergeet niet om op  [Save]  te klikken als je klaar bent met invullen van de metadata.

4. Publiceren van je study

Een study is pas voor gebruikers zichtbaar (en zoekbaar) als hij gepubliceerd (of letterlijk "vrijgelaten") is.

Zorg dat je weer op de hoofdpagina van de door jou aangemaakte study staat. Je kunt daar altijd weer komen door in de grijze menubalk op  [Options]  te klikken, vervolgens op  "Manage studies"  en uit de lijst jouw study te kiezen.

• Klik in het blokje rechtsboven op  "Release".
• Je krijgt nu de mogelijkheid eventueel notities betreffende deze versie in het witte schermpje toe te voegen. Klik daar in elk geval op  [Save].

Ook hierna kun je nog verdere bestanden toevoegen en desgewenst metadata aanpassen.

De "release" van een study kun je zelf niet meer ongedaan maken.

5. Zoeken naar elkaars studies

Op verschillende plaatsen in het systeem kun je via een zoekboxje naar studies zoeken. Waarin je zoekt kan daarbij verschil maken:

• vanuit het hoofdscherm van het Utrecht Dataverse Network zoek je naar studies in alle aanwezige dataverses,
• vanuit schermen van dit workshop-Dataverse zoek je alleen naar de daarin aangemaakte studies.
• Doe een paar zoekacties om te kijken of je je eigen study en die van andere deelnemers kunt vinden.
• Pas zonodig de metadata van je study nog aan, om die ook voor anderen makkelijker vindbaar te maken.

6. Opzetten van een structuur van collections

Studies kunnen ook nog toegankelijk worden gemaakt door ze in een boomstructuur van zogenaamde "collections" onder te brengen.

• Bespreek gezamenlijk hoe je de aangemaakte studies op een overzichtelijk manier zou willen indelen. Werk dit schema vast op papier uit.
• Maak een werkverdeling wie welke tak uit de boomstructuur gaat aanmaken.
• Klik in de grijze menubalk op  [Options]  en kies  "Manage collections"
• Je krijgt te zien dat er in elk geval een  "Root collection"  is en eventueel dat daaronder al deelcollecties zijn aangemaakt. 
• Verdere deelcollecties maak je aan door in de kolom  "Create child"  op  "Create"  te klikken achter die collectie die je verder wilt onderverdelen. Op die manier kun je ook kinderen van kinderen van kinderen (enz.) aanmaken. 
• Werk de eerder overeengekomen boomstructuur op deze manier gezamenlijk uit.
• Kijk uiteindelijk hoe het eruit is komen te zien als je vanuit  "All Utrecht Dataverses"  (als gebruiker) jullie eigen dataverse aanklikt.